Lekcje z Morza #2 zorganizuj się

Nauka cierpliwości 

Marcowa noc, czekamy na wyjście z portu. Pierwszą próbę podejmowaliśmy o 22:00 niestety bezskutecznie, piloci z portu mimo tego, że wiatr ustał kazali czekać nam aż do rana. Wachtę trapową kończę zatem o północy i kładę się spać. Jutro od 08:00 znowu moja wachta. Wszyscy liczą, że z samego rana w końcu wyjdziemy w morze i rozpoczniemy rejs. Na pokładzie bardzo często myślę o tym jak się zorganizować aby wszystko przebiegło sprawnie i bezpiecznie.

Przygotowanie do wyjścia w morze

Poniedziałek budzi nas lekkim wiatrem 6 węzłów. Po codziennej zbiórce na podniesienie bandery, o godzinie 08:15 zaczynamy przygotowania do wyjścia w morze. Nareszcie! 3 dni spędzone w porcie to dużo. Młodzież jest przeszkolona i gotowa do tego żeby rozpocząć swoją morską przygodę. Zbieram wachtę, jeszcze raz dokładnie omawiamy manewry wyjścia, dzielimy zadania. Jako wachta numer IV odpowiadamy za to co dzieje się na rufie żaglowca podczas manewrów. Nie ma możliwości, że coś się nie uda, że coś będzie źle zorganizowane. Praca cumami podczas manewru wejścia czy wyjścia z portu jest bardzo ważna. Już o 8:20 słyszymy pracujący na statku silnik, potem kolejno padają z kapitańskiego mostka komendy: oddać duble, oddać cumę rufową, szpring. . .

Żaglowiec nabiera leniwie prędkości, nabiera życia. Niemal na wszystkich twarzach widać skupienie. Kapitan, załoga zawodowa i oficerowie wykonują dobrze znane im obowiązki, pracują wszyscy razem aby manewr poszedł sprawnie i bezpiecznie. Tylko dzięki pracy całej załogi jest to możliwe. Załoga „szkolna” zaczyna właśnie wkraczać w inną rzeczywistość.

Dla niektórych to doskonałe doświadczenie, zarażają się żeglarstwem na długie lata, inni już pierwszego dnia chcą natychmiast wracać do domu. Powoli odwracamy się dziobem do wyjścia w kierunku bezkresnego horyzontu, pracują odbijacze chroniąc rufę od nabrzeża, ostatnia komenda oddać szpring rufowy, płyniemy. Bukszpryt delikatnie kieruje się w stronę główek portu, na pokładzie trwa klarowanie, a na twarzach można zauważyć radość i emocje związane z wyjściem na morze. Pierwsza łagodna fala rozkołysała pokład. Pomyślałam nareszcie, uśmiechając się sama do siebie. Chwilę wzmocniły wybite o pełnej godzinie szklanki: pięknie wybrzmiał nasz Pogoriowy dzwon.

Statek żyje swoim rytmem – porządek musi być

Po pierwszej godzinie i ustabilizowaniu kursu dzięki sprawnym załogantom stawiamy trójkątne żagle na dziobie (sztaksle) i żagle rejowe. Pierwsze stawianie żagli na pokładzie to wulkan emocji wśród załogi ale też niestety lekkie zamieszanie. Często zdarzają się załoganci, którzy bardzo chcą zrobić wszystko natychmiast, choć jeszcze nie wiedzą do końca jak. Wtedy tłumaczę, porządkuję i konkretnie przydzielam zadania. Bałagan i chaos tutaj są szczególnie nielubiane. Na pokładzie błędy często wychodzą w najmniej odpowiednich momentach. W przypadku takich rejsów jak ten, większość z członków załogi miała wyobrażenie bardziej teoretyczne jak pracuje się na żaglowcu. Teraz czas sprawdzić to w praktyce i zweryfikować jak dużo zapamiętali ze szkolenia.

Po chwili gaśnie silnik w tym momencie stajemy się żaglowcem niesionym przez wiatr.

Statek żyje swoim rytmem, bardzo uporządkowanym. W kambuzie trwa przygotowanie obiadu. Pod pokładem sprzątanie. Na pokładzie trwają drobne prace bosmańskie. Neptun zachęca nas do spokojnej, leniwej żeglugi z wiatrem. To doskonały moment na tęskne spoglądanie za burtę, nie widać już lądu, jedynie kuter rybacki mija nas kilka mil z prawej burty. Każdy znajduje najlepsze miejsce dla siebie. Młodzież ogląda bezkresne morze w końcu zdecydowana większość z nich po raz pierwszy w życiu nie widzi stałego lądu. Wachta nawigacyjna pełni swoje obowiązki, dbając o bezpieczną nawigację. Ktoś czyta gdzieś na pokładzie książkę, można na spokojnie zebrać myśli.

Efektywne wykorzystanie czasu, zorganizuj się!

W takich momentach zastanawiam się nad efektywnym wykorzystaniem czasu. Gdy w rejsie jesteśmy odcięci od zasięgu telefonu i Internetu, zupełnie inaczej można zaplanować sobie czas i zadania. W chwili kiedy wchodzisz na pokład, tryb życia się zmienia, żyjemy zgodnie z planem, który obowiązuje na statku. Uwielbiam to poczucie gdy na pokładzie wszystko dzieje się swoim rytmem, a ja mogę skupić się na swoich sprawach zawodowych. Choć dziej się to z myślą, że alarm do żagli przerwie mój uporządkowany tryb, dlatego zazwyczaj to co mam do zrobienia staram się dzielić na małe kawałki i skupić się na wykonaniu jednej rzeczy.

Stawianie żagli możemy porównać do najprostszych czynności, które wykonujemy w ciągu dnia w swojej pracy bądź w życiu prywatnym.

Zaczynasz zadanie i je kończysz. Przerwanie stawiania żagli w połowie i odejście do innego zadania, na żaglowcu jest zdecydowanie złym pomysłem. A w pracy zdarza Ci się żonglować zadaniami bez konkretnego uzasadnienia? Podobnie jest z Liderem, jeżeli mamy kilka osób, które kierują zadaniem zaczyna robić się bałagan, zwłaszcza jeśli nie każdy wie co ma robić. Znasz takie przypadki?

Zorganizuj pracę efektywnie pracując w zdalnie lub w biurze.

Jest już dość późno, siadam w mesie z laptopem, notesem i z kartkami.

Nie zawsze łatwo jest zebrać myśli kiedy na statku tętni życie zwłaszcza tych pierwszych rejsowych dni. Przygotowuję notatki i plan pierwszej część szkolenia, które będę prowadziła po powrocie. Zastanawiam się jak się zorganizować i przygotować na kolejne dni bez zasięgu?

Czy pracujesz w biurze czy zdalnie obie formy mają swoje wady i zalety.
Ja lubię pracować zdalnie, nie mam problemu aby się zorganizować do pracy czy wstać o 5.30 by rano popracować. Ważne jest to aby to zaplanować.

Praca zdalna stawia przed nami być może więcej wyzwań. Wymaga samodyscypliny, motywacji, systematyczności, dobrej organizacji pracy, sami odpowiadamy za to czy wykonamy to zadanie. Nie mamy innych dookoła, którzy w pewien sposób wymuszą na nas wykonanie określonych czynności. Czyli trochę tak jak żeglarstwo. Bez wymienionych wyżej elementów jacht czy żaglowiec nie popłynie bezpiecznie.

Jak się zorganizować? Jest to lista rzeczy, które pomagają w pracy zdalnej.

Jeżeli należysz do grupy osób, które chcą pracować zdalnie ale nie jesteś typem „ogranicza” lub po prostu chcesz zorganizować swoją pracę efektywniej, spójrz na listę poniżej. Być może i Tobie będzie łatwiej się zorganizować.

Google Keep

1. Strony internetowe, blogi, które mnie zainteresują zapisuje w aplikacji Google Keep dla mnie jest to zbiór wszystkich wartościowych materiałów, przeglądam go raz na trzy, cztery tygodnie. Dużym plusem tego narzędzia jest możliwość dodawania zakładek i tagów, po których możemy wyszukiwać dane artykuły. Na przykład: żeglarstwo, biznes, szybkie czytanie, rynek pracy, cv.
   

   Sprint Reader.

2. Kolejne narzędzie, z którego korzystam i również uczę korzystać z niego uczestników warsztatów i szkoleń związanych z efektywnym i szybkim czytaniem to czytanie tekstów online za pomocą aplikacji, którą znajdziesz na stronie spreeder.com lub nakładka Sprint Reader. Co nam to daje?  Przy niewielkim wysiłku czytamy tekst dwa lub trzy razy szybciej niż zazwyczaj. Dobrym sposobem jest na przykład zrobienie sobie porannego cyklu 20 minutowego przeglądu wartościowych dla nas treści. Jeśli chcesz dokładnie zapoznać się z tym jak to działa to zachęcam do pobrania materiałów, które znajdziesz na stronie Horyzontbezkonca.pl pod tym linkiem Znajdziesz tu wskazówki jak ustawić taki trening czytania. Narzędzia i materiały oczywiście są darmowe.
   

   Notatka głosowa

3. Dokument Google – włączam notatkę głosową. Dyktowanie Google’owi tego co chcemy zapisać, bardzo sprawnie przekształca mowę na tekst. Narzędzie ma trochę minusów: nie wstawia przecinków i kropek. Jednak jeżeli nie masz pod ręką notatnika, laptopa, wystarczy posiadać na telefonie aplikację Google dokument oraz na przykład słuchawki aby był dość wyraźny dźwięk. Mnie bardzo często usprawnia to pracę przy pisaniu długich podsumowań i raportów, zwłaszcza jeżeli jestem gdzieś w drodze, bądź tam gdzie pracuję i nie mam komfortowych warunków aby wyciągnąć notatnik czy laptopa i coś zapisać. (Tak też powstał właśnie ten tekst).
   

   Kubek Contigo na morzu najlepszy!

4. Jeżeli dużo jesteś w drodze, to pewnie wiesz jak dobrze jest czasem napić się gorącej kawy czy herbaty. Nie wyobrażam sobie nocnej wachty od godziny 00 do 4:00 bez kubka gorącej kawy, korzystałam z kilku różnych kubków termicznych i małych termosów, niestety zazwyczaj jest tak, że po pewnym czasie zaczynają przeciekać albo bardzo krótko utrzymują temperaturę, elementy plastikowe się odkształcają lub szybko pękają a radość łyka gorącej kawy oddala się wraz z horyzontem. Odkryciem pod każdym względem był kubek CONTIGO bez którego się już nie ruszam. Długo trzyma temperaturę, nawet jeżeli lubisz zimne napoje i wybierasz się w drogę to również świetnie się w tym sprawdzi, oprócz tego jest łatwy w czyszczeniu dobrze leży w dłoni.

5. Tylko jedna rzecz

   często łapie się na tym, że chcę zrobić wszystko w jednym czasie biorę się za kilka rzeczy jednocześnie bo zależy mi na tym żeby wszystkie szybko skończyć. Lubię mieć zadania i rozpoczęte projekty szybko zamknięte. Niestety jest to dość zgubne bo moim zdaniem nie ma czegoś takiego multitasking i podzielność uwagi na różne tematy. Mocno pracuje nad tym żeby skupiać się na jednej rzeczy. Układam sobie plan pracy, dzielę co danego dnia chcę zrobić, nie tylko wypisuje rzeczy do zrobienia ale czas szacowany ile mi to zajmie, to pomaga ostudzić emocje w tym, że zrobię dzisiaj wszystko.

   Toggl

6. Jeżeli o mierzeniu czasu mowa zdarzało mi się korzystać z narządzi, które ułatwiają śledzenie czasu pracy. Poprawiają planowanie pracy, dyscyplinę ale też pomagają wyrównać czas poświęcany na sprawy zawodowe i życie prywatne. Mnie to narzędzie pomagało także oszacować koszty gdy przygotowywałam materiał i ciężko było mi wycenić dokładnie pracę. Do tego możesz wykorzystać Toggl.

7. Filtr prywatyzujący

   służy do ograniczenia widoczności naszego monitora w laptopie (lub na monitorze ). Pracuje z różnymi danymi mniej lub bardziej wrażliwymi, było to szczególnie ważne aby pracując w podróży nikt na siedzeniu obok nie widział do kogo aktualnie piszę maile, co przeglądam na Linkedin czy na jakie kwoty i komu wystawiam fakturę. Jeżeli również pracujesz w drodze lub miejscach gdzie nie masz wystarczającej przestrzeni prywatnej, polecam stosować tego typu produkty.(Ja mam firmy Fellowes i się sprawdza).

Jest to lista rzeczy, które mnie wspierają w pracy zdalnej i pomagają się zorganizować.

Pewnie i Ty masz swoje ulubione narzędzia, zasady, myśli, które pomagają Ci w pracy?

Jeżeli tak, podziel się nimi w komentarzu, napisz z czego korzystasz na co dzień aby pracowało ci się lepiej i efektywniej. Co jeszcze możemy dołożyć do naszej skrzynki narzędziowej na tym pokładzie?

Obierz kurs na efektywność.

Witaj na moim pokładzie.

Magdalena Dudek

Horyzont bez końca

Jeżeli interesuje Cię tematyka pracy zdalnej zobacz również wpisy:

Jak pracować z domu? jak pracować zdalnie?  Zobacz jak się zorganizować w codziennej pracy.

Zeszyt niebieski jak morze  – jak osiągać cele. Opowiadam jak zaplanowałam moje odejście z etatu w 90 dni.

Na stronie z kursami znajdziesz kilka propozycji do rozwoju swoich kompetencji.