Opisy stanowisk pracy – dlaczego są ważne?

Cykl: jak rekrutować pracowników.

Z tekstu dowiesz się:
– Czym są opisy stanowisk pracy, jaką pełni rolę, dlaczego są ważne podczas rekrutacji pracowników?
– Co powinna zawierać karta opisu stanowiska pracy
– Jak zaplanować proces opisywania stanowisk pracy w organizacji – przykład.
– Korzyści i usprawnienia, jakie może wnieść wprowadzenie opisów stanowisk pracy

---

Czym jest opis stanowiska pracy, jaką pełni rolę, dlaczego jest ważny podczas rekrutacji pracowników?

W każdej firmie, która zatrudnia pracowników lub współpracuje z innymi, wykonywanie powierzonych zadań zależy od tego jak praca jest zorganizowana, czy system podziału obowiązków jest przejrzysty i czytelny. Opis stanowiska pracy, to dokument, który jest pomocny od etapu rekrutacji po realizację codziennych zadań. Trudno jest rozpoczynać rekrutację nie znając szczegółów dotyczących stanowiska. Dlatego podczas rozpoczynania nowej rekrutacji warto do niego sięgnąć a jeżeli nie ma takiego opisu, warto go stworzyć, nawet w formie prostego schematu.

Opisy stanowisk pracy zawierają podstawowe informacje na temat danego stanowiska, zaliczamy do nich: nazwę stanowiska, relacje podległości służbowej, cel, obszary wyników, zadania i obowiązki. Dodatkowo te dane można rozszerzać o bardziej szczegółowe elementy w zależności od potrzeb w danej organizacji. Dzięki takim opisom, w łatwiejszy sposób możemy pokazać pracownikom, jaki wkład ma ich stanowisko w osiąganie celów działu czy całej organizacji. Oprócz tego pozwala na tworzenie planów zatrudnienia i w łatwiejszy sposób zbierać informacje w ramach prowadzonych nowych rekrutacji.

Oczywiście, mówiąc o praktycznym zastosowaniu takich opisów, warto wspomnieć, że ułatwiają:
– przygotowanie i przeprowadzenie skutecznej i efektywnej rekrutacji,
– tworzenie dokumentów kadrowych
–  tworzenie wartościowania stanowisk pracy,
– budowanie ścieżek kariery zawodowej i procedur awansowych.

Karta opisu stanowiska pracy – co powinna zawierać

Bez wątpienia optymalnie stworzona karta stanowiska pracy powinna zawierać takie elementy jak:

• wyraźną nazwę stanowiska,
• miejsce w strukturze organizacji,
• doświadczenie i kwalifikacje niezbędne (oraz mile widziane) do wykonywania pracy na tym stanowisku,
• upoważnienia i zakres odpowiedzialności,
• kluczowe wskaźniki efektywności wykonywanej pracy,
• zakres czynności na stanowisku,
• kompetencje.

Do opisu można dodać także takie elementy jak cel, czyli uzasadnienie, po co dane stanowisko istnieje, zastępstwo, czyli kogo dane osoby mogą zastępować i kto je może zastępować.

Rzetelnie opracowane opisy stanowisk pracy to podstawa działań z zakresu prowadzonych działań polityki personalnej. Jest to proces czasochłonny jednak efekt pracy zdecydowanie ułatwia i porządkuje inne procesy firmy zarówno z obszaru działu personalnego jak i innych działów, które z takich opisów korzystają. Jeśli firma chce się posługiwać narzędziami HR-owymi, niewątpliwie takie opisy będą punktem wyjścia.

Przykładowy plan opisywania stanowisk pracy w organizacji

Być może na tym etapie wydaje Ci się to bardzo skomplikowane. W celu dokładnego zobrazowania poszczególnych etapów pracy, zobacz poniżej przykładowy plan projektu opisywania stanowiska pracy.

Planowane Etapy projektu:

Przykład- informacje i założenia dotyczące wdrażanego projektu:

W firmie zatrudnionych jest około 1700 osób. Dział HR w całości liczy 22 osoby,
w obszarze szkoleń i rozwoju personelu pracują 4 osoby.

Zespół projektowy składać się będzie z 4 osób z działu „miękkiego” HR oraz 6 – 8 osób wskazanych/zaproponowanych przez Dyrektora działu HR, które będą chętne brać udział w projekcie. Podczas pierwszego spotkania roboczego wspólnie zostaną doprecyzowane cele i harmonogram działań. Zespół projektowy ustala wspólnie jeden dzień w tygodniu na bieżące spotkania robocze.  

Grupa projektowa organizuje spotkania warsztatowe z poszczególnymi pracownikami, którzy będą reprezentowali swoje grupy stanowiskowe. Oczywiście, opracowany na warsztatach materiał będzie służył do opracowania schematów relacji pomiędzy stanowiskami i analizy struktury organizacji. Należy pamiętać, aby podczas każdych warsztatów czy spotkań z pracownikami podkreślać znaczenie opisu stanowisk w organizacji, mówić o jego korzyściach oraz zastosowaniu.

Zespół projektowy przygotowuje katalog Kompetencji oraz Inwentarz Zachowań. Pamiętajmy, że z przygotowanych materiałów będzie także korzystał personel, który nie jest związany z obszarem HR.

Czym jest Inwentarz zachowań? Krótko mówiąc, to przygotowane zestawienie zadań, które mogą być wykonywane na różnych stanowiskach pracy w organizacji. Zadania powinny być pogrupowane. Każda z kompetencji w opracowanym katalogu jest (powinna być) powiązana z Inwentarzem zachowań, czyli każde zadanie powinno mieć przypisane kompetencje, które w pewien sposób będą warunkowały jego realizację. Pozwala to, na podstawie zakresu zadań, wskazać, jakie kompetencje są optymalne na wskazanym stanowisku.

Opisy stanowisk pracy – podsumowanie:

Do wdrożenia opisów stanowisk pracy warto podejść tak, by angażować  pracowników. Takie podejście, trwa dłużej niż np. zaangażowanie ekspertów zewnętrznych, jednak zrobione opracowania w większym stopniu  są akceptowalne przez pracowników niż takie narzucone. Pracownicy mają większe poczucie wpływu na to co się dzieje.  Oczywiście jeżeli działasz na mniejszą skalę, możesz takie opisy przygotować samodzielnie, konsultując kwestie merytoryczne.

Korzyści i usprawnienia, jakie może wnieść wprowadzenie opisów stanowisk pracy

Po pierwsze, zdecydowanie usystematyzuje, „kto co powinien robić” oraz jasno nakreśli oczekiwania względem pracowników. W sytuacji zwolnień i obejmowania nowych stanowisk przez poszczególnych pracowników może okazać się to wyjątkowo cenne. 

Co więcej, wspomoże plany zatrudniania nowych pracowników, co spowoduje bardziej jasne kryteria oceny kandydatów w poszczególnych obszarach. Zwracając uwagę kierowników/menedżerów na konkretne kompetencje i oczekiwania.

Opisy mogą być elementem, startowym do tworzenia ścieżek karier i awansów.  

To także, wskazanie na zainteresowanie pracownikami i pokazanie, że mimo trudnych warunków i sytuacji firmy, są podejmowane działania mające na uwadze komfortowe i transparentne warunki pracy.

O opisach bardzo często się zapomina, czasami są traktowane jak dokument, który musiał powstać. Jeżeli w Twojej firmie takie opisy są, korzystaj z nich podczas rekrutacji.

---

Jeżeli chcesz doskonalić swoje rekrutacje zobacz też dostępny webinar – Krótkie zadania podczas rozmowy rekrutacyjnej – jak rekrutować pracowników.

Zobacz inne teksty z obszaru rekrutacji:

Jak napisać ogłoszenie rekrutacyjne tak aby nie było nudne i przegadane?
Jak rekrutować pracowników – zadania podczas rozmowy.

Magdalena Dudek

zapraszam LI