Jak napisać ogłoszenie rekrutacyjne tak aby nie było nudne i przegadane?

Cykl: jak rekrutować pracowników

Przygotowanie treści ogłoszenia rekrutacyjnego.

Ogłoszenie rekrutacyjne to nadal podstawowy element rekrutacji. Nie zawsze jest publikowane na ogólnodostępnych portalach z ogłoszeniami, czasami jest widoczne tylko na stronie internetowej, wewnętrznej stronie firmy lub jest wysyłane bezpośrednio do kandydatów, gdy już do nich dotrzemy.

Nie mniej jednak, niezależnie od tego w jakiej formie nasze ogłoszenie nabiera życia, jego rola jest kluczowa. Od tego zależy jaki kandydat zainteresuje się ofertą i kto odeśle swoje zgłoszenie. Dodatkowo, jeżeli prowadzisz rekrutacje jako właściciel firmy, specjalista działu HR, rekruter czy dowolna inna osoba, która ma na sobie odpowiedzialność za stworzenie tego ogłoszenia – poświęć temu czas. Nie korzystaj z ogólników, utartych sztampowych zwrotów i nic nie mówiących sformułowań.

Bardzo często ogłoszenia powstają szybko, byle by było i oby poszło szybko do opublikowania. Być może znasz takie sytuacje: Przecież wiadomo kogo szukamy – sprzedawcy, szukamy takiej osoby jak Ania – samodzielnej, komunikatywnej i żeby ogarniała projekty… przykłady pewnie można mnożyć i mnożyć.

Często na podstawie takich ogólnych informacji powstają ogłoszenia, czekamy na spływ aplikacji kandydatów i coraz częściej mówimy o problemie. Cv przychodzi dużo ale nie ma kogo zaprosić na rozmowę, bo nikt nie spełnia podstawowych kryteriów, naszych kryteriów. Zastanów się czy te kryteria są dobrze i dokładnie opisane, czy jasno wynika jakiej osoby na to stanowisko poszukujesz…

Czy nie brzmią znajomo takie slogany:
– oczekujemy zaangażowania i nastawienia na współpracę, 
– dokładności i dbałości o szczegóły,
– samodzielności i inicjatywy,
– chęci do pracy w zespole,
– w związku z dynamicznym rozwojem firma poszukuje…
– atrakcyjna i ciekawa oferta pracy w młodym i dynamicznym zespole….
– możliwość rozwoju….  

Pewnie nie zdziwi Cię, że każdy z tych opisów właściwie jest z innej branży. Wiem, że wiele elementów na różnych stanowiskach się powtarza, ale zastanów się czy możesz bardziej dokładnie  opisać to co dana osoba ma robić na tym konkretnym stanowisku?

Firma chce się wyróżnić …

Każda firma chce się wyróżnić, jeżeli marka nie przyciąga najlepszych kandydatów, to tak ogólnie zbudowane ogłoszenie rekrutacyjne, tego też nie zrobi. Zastanów się co powyższe sformułowania mówią kandydatowi? Co chcesz mu przekazać? O czym poinformować? Dlaczego ma odpowiedzieć na to ogłoszenie, a nie inne skoro wszystkie mówią o tym samym. Pomyśl o tym także w kontekście rozmowy rekrutacyjnej. Czy pytasz kandydata „Dlaczego Pan / Pani zaaplikował na to stanowisko?” Jeśli tak, zastanów się jakie informacje są w nim dostępne, na co faktycznie kandydat może powołać się w rozmowie, co go zatrzyma w tej ofercie.

Od czego zacząć przygotowanie ogłoszenia o pracę? 

Jeżeli masz już wstępnie przygotowane ogłoszenie rekrutacyjne, na przykład z wcześniejszych rekrutacji – zrób audyt, czy nie składa się ono ze zbyt wielu ogólników.

Niezależnie od tego czy wydaje Ci się, że dobrze znasz to stanowisko czy nie – warto zastanowić się czym osoba na tym konkretnym stanowisko ma się zajmować, po co to stanowisko powstało. Zgromadź dokładne dane, sporządź listę zadań. Być może będzie tutaj potrzebna konsultacja z osobą na podobnym stanowisku lub przełożonym działu. Uważam, że koniecznie na tym etapie musisz wiedzieć, jaką wiedzę, umiejętności, cechy powinien mieć kandydat, którego poszukujesz. Szukanie na chybił trafił i liczenie, że na nasze ogłoszenie odpowie ktoś kto nam się spodoba to dość kosztowna i długa droga. Na ten etap warto poświęcić więcej uwagi, nie iść na skróty.

Co warto brać pod uwagę jeżeli chcesz doprecyzować zadania w ogłoszeniu? Jak to zrobić?

Jeżeli sam lub sama nie jesteś w stanie odpowiedzieć na te pytania, zapytaj osobę, która ma największą wiedzę w tym temacie. Najlepiej zapisz poniższe odpowiedzi, będą potem pomocne do tworzenia ogłoszenia.

• Jak wygląda typowy dzień pracy?
• Jak praca jest wykonywana? (W biurze, zdalnie, w jakim trybie, czy pracuje projektowo, kto wyznacza zadania itp.)
• Co jest określane jako kluczowe zadania? Kiedy możemy powiedzieć, że dana osoba dobrze wykonuje swoje obowiązki – po czym to poznasz?
• Skup się też na kwestiach technicznych: z jakich programów korzysta, czy są to programy ogólnodostępne czy może specjalistyczne, jak bardzo są skomplikowane.  

Ogłoszenie rekrutacyjne – przykład stanowisko Customer Service Representatives (Przedstawiciel działu obsługi klienta)

Zamiast pisać, że szukamy osoby komunikatywnej, otwartej, możemy opisać w ten sposób, zobacz kilka przykładów.

– Telefoniczny i osobisty kontakt z klientami w celu przekazywania informacji o nowych produktach, aktualnych usługach,  pozyskiwanie dokładnych informacji na temat reklamacji.

– Rozwiązywanie reklamacji klientów związanych z rozliczeniami. Samodzielne podejmowanie działań takich jak: wymiana towaru, zwrot pieniędzy lub proponowanie niestandardowych rozwiązań w trosce o klienta.

– Komunikacja (pisemna, telefoniczna i osobista) z osobami spoza organizacji: reprezentowanie firmy wobec klientów. Uczestniczenie w uroczystych spotkaniach i wydarzeniach dla stałych klientów firmy.

Przykłady jak pisać o tym co jest ważne na tym stanowisku:

Aktywne słuchanie, zwracanie pełnej uwagi na to, co mówią inni, poświęcenie czasu na zrozumienie sytuacji i szybkie podejmowanie najkorzystniejszych działań. Cenna będzie też umiejętność skutecznego i szybkiego przekazywania informacji.
Czy brzmi to inaczej niż bycie komunikatywnym? Opowiedzenie co dokładnie na tym stanowisku jest ważne konkretnie, daje szerszy obraz kandydatom czy to stanowisko odpowiednie dla nich.

Podsumowując, jeśli piszesz o możliwościach rozwoju – napisz wyraźnie czego dokładnie może oczekiwać kandydat. Nauka angielskiego w pracy, może możliwość uczestniczenia w branżowych konferencjach, a może w firmie jest program wymiany wiedzy?

Pisząc o zadaniach, nie pisz, że praca pełna wyzwań i ciekawych projektów – napisz jak ta praca wygląda, konkretnie opisz dwa czy trzy kluczowe zadania na tym stanowisku. Unikniesz niedomówień i rozczarowań ze strony Kandydata już po zatrudnieniu. Kandydaci często porównują „ciekawe zadania i prace pełną wyzwań” do tego co już faktycznie wykonują w pracy po nawiązaniu współpracy. Zadbaj o to aby nie było tu rozbieżności i niemiłych sytuacji.

Mam nadzieję, że po tych kilku przykładach widzisz różnicę. Oprócz najważniejszej części ogłoszenia rekrutacyjnego, czyli samej treści jest jeszcze kilka ważnych elementów, których nie możemy pominąć.

Opis firmy – profil

Jeżeli w ogłoszeniu, umieszczasz opis firmy, zwróć uwagę aby faktycznie przedstawiał firmę i mówił o niej coś konkretnego odbiorcy. Być może firma wyróżnia się na rynku tym, że angażuje się w lokalne społeczności czy biegi charytatywne? Zastanów się co może zainteresować kandydata, z którym firma będzie chciała pracować, bo przecież nie chodzi o to aby zainteresować wszystkich.
Jeżeli chcesz faktycznie zainteresować kandydata, nie pisz:  Dynamicznie rozwijająca się firma, która jest liderem na rynku w branży …

Nazwa stanowiska

To niby zadnie też dość proste ale jednocześnie duża pułapka. Sama podczas realizacji jednego z projektów spotkałam się z nazwą stanowiska: Menager kontaktów z klientami VIP.

Po pierwszym przeczytaniu byłam pod wrażeniem pomysłowości. Obowiązki były opisane raczej typowo: praca z klientami w dynamicznym środowisku i ciekawej branży, reagowanie na potrzeby klientów, zgłaszanie udoskonaleń, realizowania celów sprzedażowych. Wymagana była dobra komunikacja, punktualność, chęć rozwoju, umiejętność pracy pod presją czasu.  Można powiedzieć, że typowe ogłoszenie, które mówi wszystko i nic.

Gdy zaczęłam pytać o szczegóły, pojawiał się problem. Nazwa stanowiska wskazywała na to, że jest to praca samodzielna lub nawet z zespołem, którego dana osoba ma być liderem, do tego kontakt z klientami VIP. Opis wymagań i zdań nie precyzował co dokładnie za tym się kryje.

Firma miała problem ze znalezieniem odpowiedniego kandydata. Tu podkreślę, że wyzwaniem było wybranie odpowiedniego kandydata, nie spływ cv, takich do działu HR napłynęło całkiem sporo. Zgłaszało się dużo osób z doświadczeniem menedżerskim, osób pracujących z klientami bardzo zamożnymi. To byli bardzo dobrzy kandydaci! Po dokładnym doprecyzowaniu stanowiska, w rzeczywistości, okazało się, że nazwa jest bardzo myląca, firma szukała po prostu specjalisty do bieżącej obsługi reklamacji i pytań od stałych klientów i tych firmowych. Stanowisko zostało tak nazwane aby było ciekawiej i budziło większe zainteresowanie. Bardzo ogólna nazwa stanowiska w połączeniu z bardzo ogólnym opisem wymagań i zdań, miała konsekwencje w postaci działań, które nie prowadziły firmy do celu. Bez wątpienia budziły jedynie frustrację i generowały dodatkowe koszty rekrutacji prowadzonej na pusto.

Dodatkowe elementy, na co zwrócić uwagę pisząc ogłoszenie o pracę.

Po pierwsze, podawanie w ogłoszeniu rekrutacyjnym informacji o proponowanym wynagrodzeniu, nawet widełkach, jest informacją bardzo pożądaną przez kandydatów, choć u nas w kraju niewiele firm na to się decyduje. Jeżeli możesz umieścić takie informacje, Twoje ogłoszenie na pewno się wyróżni, kandydaci będę wiedzieli czego oczekiwać. Są branże takie jak IT, w których jest to absolutnie konieczne aby kandydat zwrócił uwagę na ofertę.

Do naszego ogłoszenia warto dodać też elementy graficzne lub jeżeli masz taką możliwość, stwórz je w postaci infografiki. Bez wątpienia do tego może posłużyć darmowy program Canva. To dobry sposób na czytelne przedstawienie kluczowych informacji. Ważne aby tekst był czytelny, starannie napisany, bez błędów.
Zastanów się czy warto dodać zdjęcia z firmy, być może w ten sposób pokażesz to czym firma się wyróżnia. 
Pamiętaj, że każde ogłoszenie, to wizytówka firmy.

Podsumowując, jak napisać ogłoszenie rekrutacyjne?

Bez wątpienia,przygotowując ogłoszenie, pisz konkretnie. Kandydaci zwrócą uwagę i docenią jeśli pisząc o komunikacji z klientem, napiszesz jak dokładnie ma ona wyglądać na danym stanowisku. Pamiętaj, że są osoby, które nie lubią komunikacji tylko mailowej lub niechętnie spotykają się z klientami osobiście ale są świetni w rozmowach przez telefon. Dla takich osób, detale będą kluczowe.

Im więcej napiszesz szczegółów, tym jest większa szansa, że zaaplikują na stanowisko osoby bliższe oczekiwanemu profilowi. Unikniesz podczas rozmowy sytuacji gdy kandydat powie, że dla niego np. uczestniczenie w oficjalnych wydarzeniach dla klientów, nie wchodzi w grę i nie widzi się na tym stanowisku.

Przygotowując ogłoszenie rekrutacyjne nie musisz szukać talentów pisarskich, ale nie kopiuj ogłoszeń jedno po drugim kierując się ogólnie niepisana zasadą, że przecież w zasadzie to to samo… – to naprawdę widać. Podejdź do tego zadania mniej rutynowo! Kierując swój komunikat do wszystkich kierujesz go do nikogo. Być może tworząc konkretne ogłoszenie otrzymasz mniej zgłoszeń, ale prawdopodobnie będą to osoby, które faktycznie chcą pracować na tym stanowisku.  

Obierz kurs na efektywność
Magdalena Dudek

Jeżeli chcesz doskonalić swoje rekrutacje zobacz też dostępny materiał: Krótkie zadania podczas rozmowy rekrutacyjnej – jak rekrutować pracowników.

Rekrutujesz?
Dostępny jest też kurs online o tym Jak rekrutować pracowników.

---

Najważniejsze w życiu, w odpowiedniej być załodze.
Pozostańmy w kontakcie – dołączając do naszej załogi prosto na swoją skrzynkę otrzymasz informacje o nowych tekstach i materiałach do pobrania.

---

Spodobał Ci się ten tekst? Zobacz również:
Jak rekrutować pracowników –  jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną.  
Jak rekrutować pracowników – zadania podczas rozmowy.