Dzień pracy wirtualnej asystentki
Autor: Magdalena Dudek
Published On 31/12/2022
Jak zostać wirtualną asystentką? Co robi wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka, stosunkowo nowy zawód, stanowisko na rynku pracy, dość szybko zyskuje na popularności. Nie ma się czemu dziwić. Wirtualna asystentka to osoba, która pomoże w biznesie, uporządkuje wiele spraw związanych z dokumentami, pracuje zdalnie, co daje obu stronom wiele swobody. Jakimi zadaniami może się zająć? Jakie umiejętności, kompetencje powinna mieć taka osoba?
Do rozmowy na ten temat zaprosiłam Michelle, moją Wirtualną Asystentkę.
Michelle, powiedz dokładnie czym się zajmujesz. Łączysz ze sobą rolę Wirtualnej Asystentki z byciem Project Managerką? Skąd pomysł, aby zmienić zawód?
Tak, zgadza się. Już od prawie 3 lat pracuję jako wirtualna asystentka i od jakiegoś roku również wspieram moje klientki przy projektach jako Project Manager. Pomysł na zmianę zawodu przyszedł do mnie w dość popularnym momencie w życiu dla wielu kobiet, czyli po urodzeniu mojego synka. Pomyślałam wtedy, że super byłoby pracować z domu i nie musieć dojeżdżać codziennie do biura 20-30 km w jedną stronę stojąc w korkach.
Jestem mistrzynią research’u, więc na macierzyńskim bardzo mocno zaczęłam poszukiwania idealnego zawodu dla mnie. I tak trafiłam właśnie na WA. Było to dla mnie pojęcie całkowicie obce i nie miałam pojęcia czym taka asystentka się zajmuje. Przewertowałam pół Internetu w poszukiwaniu wszystkich możliwych informacji na ten temat. I wtedy właśnie pomyślałam sobie “to praca stworzona dla mnie!”.
Na czym polegają Twoje zadania wirtualnej asystentki?
Przede wszystkim najbardziej uwielbiam tej pracy właśnie to, że zadania są przeróżne. Bardzo często dostaję jakieś zadanie od klientki, które muszę wykonać po raz pierwszy. To mnie najbardziej satysfakcjonuje, ponieważ uwielbiam uczyć się nowych rzeczy.
Jest jednak kilka zadań, które pojawiają się dość regularnie i są związane z moją techniczną specjalizacją. 🙂 Obsługuję strony internetowe na WordPressie, zarządzam sklepami na Woocommerce, bardzo dobrze poruszam się również w kilku programach do wysyłki newsletterów, tworzę automatyzacje, formularze zapisów i strony lądowania, tzw. landing pages. Znam również kilka platform kursowych i również na nich pracuję, wstawiam nowe materiały, zarządzam kursantami itp.
Bardzo lubię też bardziej kreatywną odnogę swojej pracy, czyli tworzenie różnych materiałów graficznych w Canvie: karuzele na Instagram, e-booki, workbooki czy inne grafiki na social media sprawiają, że mogę wyżyć się artystycznie. 😉
Co Twoim zdaniem jest kluczowe w tej pracy? Jakie kompetencje są najważniejsze?
Według mnie jest kilka bardzo kluczowych kompetencji. Przede wszystkim osoba, która chce pracować jako wirtualna asystentka musi dobrze czuć się w pracy z domu. Trzeba mieć na uwadze to, że od teraz Twoje biuro będzie w Twoim domu (umówmy się – niewiele asystentek wynajmuje swoje biura). Jeśli jesteś więc ekstrawertyczką, która potrzebuje wyjść z domu i przebywać z innymi ludźmi, może być Ci ciężko.
Drugą najważniejszą kwestią jest to, że wirtualne asystentki muszą ciągle się szkolić i uczyć. Także, na pewno nie jest to praca, dla tych co myślą, że przerobią jeden-dwa kursy i na tym koniec. Ja jestem w branży niespełna 3 lata i wydaję na kursy i szkolenia coraz więcej. 
Nie ma miesiąca, abym nie uczestniczyła w jakimś webinarze, mentoringu czy szkoleniu.
Ważne jest również to, by taka osoba potrafiła sobie sama zorganizować swoją pracę, była otwarta, wychodziła z inicjatywą. Wirtualne asystentki powinny być również mistrzyniami w planowaniu i organizacji. Praca dla kilku, czasem nawet kilkunastu klientów jednocześnie nie jest wcale tak prosta.
Jak wygląda nawiązanie współpracy z nowym Klientem?
Będąc wirtualną asystentką przy pierwszych rozmowach z klientami, mamy do czynienia z rozmową, która trochę przypomina rozmowę o pracę. Klient często pyta o doświadczenia, dotychczasowe projekty. Jak wyglądało to w Twoim przypadku? Na co powinna się przygotować osoba, która zaczyna dopiero pracę jako wirtualna asystentka i ma takie pierwsze rozmowy przed sobą?
Nawiązanie nowej współpracy z klientem tak naprawdę zależy od tego, jak ten proces wypracuje sobie dana asystentka. Ile różnych wirtualnych asystentek, tyle różnych nawiązań współpracy. Może ja opowiem jak to wygląda u mnie.
Moi klienci obecnie zazwyczaj przychodzą do mnie z polecenia lub kontaktują się bezpośrednio ze mną przez stronę www czy kanały w social media. Po takim pierwszym kontakcie umawiam się z potencjalnym klientem na konsultację (telefoniczną bądź video) i rozmawiamy o jego potrzebach. Po konsultacji podsyłam podsumowanie spotkania oraz wstępną propozycję współpracy. Jeśli klient akceptuje moją ofertę przechodzimy do podpisania umowy oraz wystawienia faktury na wybrany pakiet godzin. I gotowe! Współpraca rozpoczęta, mogę zacząć wykonywać zadania.
Natomiast jeżeli chodzi o rozmowy to wyglądają one dość różnie. Faktycznie część klientów traktuje ją jak typową rozmowę o pracę i wypytują o moje wykształcenie, zakres zadań, poprzednie doświadczenie. Jednak zdecydowana większość wie już, że wirtualne asystentki są również przedsiębiorcami i rozmawiają z nimi jak z partnerkami biznesowymi. Wtedy to asystentka prowadzi spotkanie, zadaje klientowi pytania o jego biznes, a klient po prostu “daje się prowadzić”.
Przed pierwszymi rozmowami z klientem warto zrobić sobie listę rzeczy, które potrafisz, przygotować portfolio czy zastanowić się w jakich projektach brałaś udział. Ja bardzo mocno polecam również prześledzić stronę www klienta, jego social media i inne miejsca w sieci. Można nawet zastanowić się nad propozycjami obszarów do poprawy, w których mogłabyś pomóc. Wiele klientów docenia takie zaangażowanie.
Jak wygląda “typowy” dzień pracy? Jak pracujesz, z czym musi się liczyć osoba, która chce pracować jako wirtualna asystentka? Z jakich narzędzi korzystasz?
Ogromnym plusem mojej pracy jest to, że sama ustalam ile zleceń i klientów chcę przyjąć, czyli tak naprawdę ile chcę pracować.
Czasami jest tak, że pracuję w “standardowych” godzinach, czyli 8-16. Zdarza się jednak, że na przykład poranek chcę spędzić w inny sposób (np. na spacerze) i zaczynam pracę dopiero koło południa. W tym zawodzie jest tak, że każdy dzień jest tak naprawdę inny. Bardzo często w pracy jako wirtualna asystentka jest tak, że praca nadchodzi “falami”. Są miesiące dość spokojnie (np. końcówka grudnia, styczeń (czy okres wakacyjny), ale są też miesiące, kiedy większość klientów wypuszcza nowe oferty w świat, tworzy kampanie sprzedażowe. Trzeba być na to przygotowanym, ja na początku nie umiałam się w tym odnaleźć. Teraz już po prostu wiem, że wrzesień-listopad mam bardzo pracowity, ale za to grudzień-styczeń będę miała mniej pracy.
Asystentki na co dzień korzystają z przeróżnych narzędzi. Ja nie wyobrażam sobie swojej pracy bez Asany (program do zarządzania projektami), Toggla (program do liczenia czasu pracy dla poszczególnych klientów), Canvy (program do tworzenia grafik), WordPressa (na nim jest opartych większość stron www), MailerLite (najpopularniejszy program do wysyłki newsletterów – 90% moich klientów z niego korzysta) oraz LastPass (jest to narzędzie, w którym mam umieszczone wszystkie swoje i klientów hasła i loginy, a jest ich naprawdę sporo)
Jaki Twoim zdaniem są największe plusy i minusy takiej pracy?
Według mnie największym plusem jest to, że mogę pracować z dowolnego miejsca na świecie, potrzebuję tylko laptopa i dostępu do Internetu. Kolejnym plusem jest to, że nie muszę być przy komputerze o określonych i sztywnych godzinach ( chyba, że mam umówione spotkanie).
Pracując jako wirtualna asystentka, tak naprawdę ciągle uczymy się czegoś nowego. Ogromną zaletą jest też to, że mogę po prostu zdecydować z kim i na jakich zasadach chcę pracować. Jeśli jakiś klient mi nie odpowiada to po prostu kończę współpracę.
Natomiast największymi minusami dla mnie w tej branży jest to, że niektórzy klienci niestety traktują wirtualne asystentki jak osobiste asystentki na każde zawołanie. Podejrzewam, że chodzi tutaj o kwestię nazewnictwa tego zawodu. Zauważam od jakiegoś czasu, że coraz więcej doświadczonych wirtualnych asystentek przestaje właśnie tak się nazywać, aby nie być postrzegane jako zwykłe “asystentki”.
Prawda jest taka, że wiele wirtualnych asystentek ma naprawdę ogromną wiedzę i to na poziomie kilku różnych stanowisk specjalistycznych. Kolejnym minusem jest brak płatnego urlopu oraz to, że jeśli nie pracujesz, to nie zarabiasz (chyba, że masz jakieś swoje produkty online). Minusem również jest to, że zlecenia mogą być nieregularne, co wiąże się również z nieregularnymi wpływami na konto. Warto się na to odpowiednio przygotować, np. dbając o poduszkę finansową swojej firmy.
Swoimi doświadczeniami i wiedzą dzielisz się na blogu i w mediach społecznościowych, powiedz. Gdzie można Cię znaleźć, aby dowiedzieć się więcej o tym co robisz, jak pracujesz?
Tak, od jakiegoś roku mocno pomagam początkującym wirtualnym asystentom (stworzyłam m.in. warsztaty “Pozyskaj klienta szybko i skutecznie” oraz kilka bezpłatnych webinarów). Praktycznie od samego początku dzielę się również swoją wiedzą na moim koncie na IG. Również zapraszam na mojego bloga, gdzie umieszczam regularnie wpisy na temat wirtualnej asysty i szeroko pojętej branży online.
Dziękuję za rozmowę.
Mam nadzieję, że te informacje pomogą niektórym bardziej zrozumieć zawód wirtualnej asystentki.
Kandydacie, chcesz się przygotować do rozmowy rekrutacyjnej?
Podczas spotkania online przeprowadzimy symulację rozmowy rekrutacyjnej lub omówimy to jak taka rozmowa wygląda, jakich pytań, możesz się spodziewać aplikując na konkretne stanowisko.
Rekrutujesz?
Dołącz do kursu o tym jak rekrutować pracowników, uczę jak prowadzić skuteczne rekrutacje.
Poprowadzę Cię za rękę, krok po kroku, po kluczowych etapach rekrutacji pracowników
Copyright 2022 Horyzont bez końca.
Dane kontaktowe
- Magdalena Dudek
- 572 766 844
- m.dudek@horyzontbezkonca.pl